شرح نظام انتظار العملاء

لكثرة الطلب علي شرح نظام انتظار العملاء سوف نتحدث بتعمق عن النظام الان ولكن دعنا نقول تعريف دقيق عنه هو نظام كامل يلبي احتياجات أصحاب المؤسسات والشركات وإدارة المستشفيات لعمل قائمة الانتظار المتنوعة لأقسام مختلفة لخدمة العملاء وتوجيههم إلى القسم المراد في أقل وقت ممكن، فهو يسهل على الزائرين الدخول إلى قائمة انتظار عن طريق أخذ تذكرة عبر قنوات مختلفة مثل كشك التذاكر (الكيوسك) بالخدمة الذاتية واختيار الخدمة المطلوبة عبر الشاشة التي تعمل باللمس، أو تذاكر الويب التي يمكن حجزها مسبقًا عبر الهاتف من الموقع الإلكتروني أو تطبيق الهاتف المحمول من المتاجر المختلفة (Windows، Android، iOS)، أو المواعيد المسبق حجزها عبر الإنترنت أو الهاتف.

يُعد نظام انتظار العملاء من الأدوات الحيوية في تحسين تجربة الزائر، ورفع كفاءة العمل داخل المؤسسات الكبرى، ولذلك وجب علينا شرح نظام انتظار العملاء لا سيما في القطاعات الحيوية مثل البنوك، والمستشفيات، والمصالح الحكومية. النظام لا يعمل فقط على تنظيم التدفق البشري، بل يُسهم كذلك في تقليل زمن الانتظار، وتحقيق رضا العملاء، بالإضافة إلى تسهيل عمليات التقييم والتحليل لإدارة الأداء.

أولاً – شرح نظام انتظار العملاء لشاشات الخدمة (أعلى الشباك والشاشة المجمعة)

تُعد شاشات عرض الأرقام من أهم مكونات نظام الانتظار، حيث يتم تركيبها أعلى كل شباك أو عيادة لعرض رقم الزائر الحالي، وتضيء بإضاءة متقطعة عند استدعاء العميل. تتوفر هذه الشاشات بموديلات وأحجام وتصميمات متعددة، مما يتيح مرونة في التوافق مع هوية المؤسسة البصرية.

أما الشاشة المجمعة، هي من اهم العناصر التي يجب ذكرها في شرح نظام انتظار العملاء فهي توضع في أماكن الانتظار الجماعية وتعرض رقم الزائر مع رقم الشباك أو العيادة المطلوب التوجه إليها. يُفضل وضع هذه الشاشة في أماكن استراتيجية ليستطيع الزائرون رؤيتها بسهولة، مما يُسهم في تقليل الاستفسارات وتوجيه الحضور بسلاسة.

ثانياً – شرح نظام انتظار العملاء لوحدة الاستدعاء

وحدة الاستدعاء عبارة عن جهاز صغير يتم وضعه على مكتب موظف الخدمة. وهو ما يتوجب علينا ذكره في شرح نظام انتظار العملاء لانه يتيح هذا الجهاز للموظف التحكم الكامل في عملية الاستدعاء، حيث يمكنه تغيير الدور الحالي، واستدعاء العميل التالي، بالإضافة إلى إمكانية تحويل العميل إلى شباك آخر أو مقدم خدمة مختلف.

هذه الوحدة تسهم في مرونة سير العمل، وتزيد من سرعة تقديم الخدمة دون تدخل إداري معقد، مما يعزز كفاءة النظام ككل.

ثالثاً – شرح نظام انتظار العملاء لوحدة الكيوسك (كشك الخدمة الذاتية)

وحدة الكيوسك هي أحد أبرز الحلول الذكية ضمن النظام، وهي عبارة عن كشك معدني مزود بشاشة LED تعمل باللمس. تتكون الوحدة من:

• شاسية معدني متين

• شاشة تفاعلية تعمل باللمس

• وحدة تحكم رئيسية

• كمبيوتر داخلي

• طابعة حرارية لطباعة التذاكر

• وحدة تشغيل وتحكم

• تجهيزات كهربائية عالية الكفاءة

يُمكّن هذا الكشك العملاء من اختيار الخدمة ذاتيًا دون الحاجة للتعامل مع موظف، مما يقلل من الازدحام ويزيد من السرعة والخصوصية في تلقي الخدمات.

رابعاً – برنامج التشغيل والتقارير والعرض على التلفاز

● برنامج التشغيل:

هو البرنامج الأساسي الذي يربط مكونات الهاردوير مع السوفت وير، ويوفر لوحة تحكم متكاملة تتيح تعديل إعدادات الخدمات، وتحديد عدد التذاكر المتاحة لكل خدمة، بالإضافة إلى تخصيص محتوى التذكرة.

● برنامج العرض على التلفاز:

يُستخدم لعرض معلومات النظام في صالة الانتظار من خلال شاشة تلفاز كبيرة، حيث يشاهد العملاء تفاصيل الشبابيك/العيادات وأدوار الانتظار، بالإضافة إلى إمكانية عرض محتوى تسويقي أو معلوماتي عن خدمات المؤسسة.

● برنامج التقارير والتحليلات:

يوفر هذا البرنامج أدوات تحليل متقدمة تُتيح للإدارة معرفة معدل الإقبال، وقت الانتظار، عدد العملاء لكل خدمة، وبيانات الأداء اليومي أو الشهري، مما يساعد في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات واقعية.

خامساً – طريقة تركيب النظام

تم تصميم النظام ليكون سهل التركيب ومرن الاستخدام، ويتوفر بنوعين من طرق التوصيل:

1. الطريقة الأولى – POE (Power over Ethernet):
   تسمح هذه التقنية بنقل الكهرباء والبيانات من خلال كابل الشبكة الواحد، مما يُسهل عملية التركيب ويوفر في التكاليف والبنية التحتية.

2. الطريقة الثانية – الاتصال اللاسلكي (Wireless):
   تعتمد على شبكة Wi-Fi لربط المكونات بدون استخدام كابلات، وهي مناسبة للأماكن التي يصعب فيها مد الأسلاك أو تتطلب مرونة أعلى في التوزيع.

سادساً – شرح مكونات نظام انتظار العملاء

يتكون نظام إدارة قائمة الانتظار من العناصر التالية:

• شاشات عرض أعلى الشباك

• الشاشة المجمعة

• وحدة الاستدعاء

• وحدة الكنترول والتحكم

• وحدة الكيوسك

• برنامج التشغيل والتحكم

• برنامج العرض التلفزيوني

• برنامج التقارير والتحليلات

كل مكون من هذه المكونات يلعب دوراً تكاملياً في تسهيل عملية تنظيم الانتظار وتحسين جودة تقديم الخدمة.

نحن شركة أوتاد لأنظمة انتظار العملاء

نحن في شركة أوتاد نفخر بتقديم حلول احترافية وشاملة في مجال أنظمة انتظار العملاء، ولدينا سابقة أعمال قوية في مختلف القطاعات مثل:

• القطاع الطبي (مستشفيات وعيادات)

• البنوك والمؤسسات المالية

• المصالح الحكومية والوزارات

• شركات الخدمات

نوفر استشارات فنية مجانية قبل وأثناء وبعد التنفيذ، ونُصمم حلولنا بما يتناسب مع طبيعة كل مؤسسة، لضمان أعلى مستويات الكفاءة والرضا.

إذا كنت تبحث عن نظام احترافي لإدارة وتنظيم قوائم الانتظار لعملائك، فلا تتردد في التواصل معنا في شركة أوتاد، حيث نقدم لك التكنولوجيا، والخبرة، والدعم الكامل لبناء بيئة خدمية ذكية ومنظمة.

للاستفسارات وطلب عروض الاسعار، يمكنكم التواصل معنا عبر :

✅ الواتس اب او الاتصال المباشر على الخط الساخن من داخل او خارج مصر : ‎(+2) 01002416196

📧 او من خلال الايميل : sales@awtadsec.com